Dans la liste des pièces à fournir, il y a normalement une feuille signalétique pour les fonctionnaires et un bulletin individuel pour les contractuels. Mais ces deux documents ne sont plus disponibles au niveau du ministère de la fonction publique. Le dépôt du dossier se fait auprès du délégué de la fonction publique (de son ministère ou son institution) ou auprès du directeur départemental de la fonction publique pour les agents de l’hinterland. Les dossiers traités par les délégués sont transmis à la commission paritaire d'avancement pour validation. Ensuite le projet d'arrêté est pris par le délégué et introduit dans le circuit d'approbation qui inclus le ministère de la fonction publique et le secrétariat général du gouvernement.